La gestión del documento electrónico constituye un auténtico cambio de paradigma. Estamos viviendo un momento histórico y el documento electrónico es el eje sobre el cual pivota una gran transformación que viene de la mano de la tecnología, pero que va mucho más allá. Si hemos entendido bien lo que supone este gran desafío, al final del proceso nos encontraremos con una administración mucho menos burocrática y altamente proactiva, capaz de prestar un mejor servicio al ciudadano y facilitarle la vida.
A pesar del protagonismo del documento electrónico en todo este proceso, no hay una normativa que lo aborde en su conjunto, ni siquiera bibliografía que desgrane todos los aspectos relacionados con el mismo. Es por ello que esta obra lleva a cabo una aproximación a la materia y lo hace desde diferentes ángulos, con la vocación de convertirse en una guía de aplicación para que resulte de utilidad a todos los profesionales vinculados a esta transformación digital.
Participan en la obra 30 especialistas que cuentan con una probada y dilatada trayectoria profesional (gestores, archiveros, informáticos y juristas). Esa visión multidisciplinar se traduce en 40 artículos y dos anexos (glosario y preguntas frecuentes), a través de los cuales se recorre el marco administrativo, la gestión, el proceso, las herramientas, la organización, los futuribles, etc. El elemento común de todos ellos es el objetivo compartido de ofrecer una guía que identifica todos los aspectos del documento, los comenta en profundidad y desgrana su aplicación práctica ofreciendo criterios orientativos. En definitiva, pretende ser el libro de cabecera para todos aquellos profesionales que asumen algún papel protagonista en el proceso de implantación de la administración electrónica.
Índice
PARTE I. MARCO NORMATIVO Y ADMINISTRATIVO DEL DOCUMENTOELECTRÓNICO
1. ¿Cómo aplicar la normativa dispersa sobre gestión del documentoelectrónico?
2. El documento electrónico en el centro del mundo digital
3. El expediente administrativo y la idea de grupo
4. El archivo electrónico único es una idea digital
PARTE II. GESTIÓN DEL DOCUMENTO
5. El material hace al documento: entre la arcilla y la electrónica
6. Política de gestión de documentos-e, los planos de la casa
7. Los metadatos en la gestión de documentos
8. El documento electrónico y sus interacciones normativas (I). Laprotección de datos en el RGPD
9. El documento electrónico y sus interacciones normativas (II). Accesoa la información, transparencia y garantías
10. La seguridad del documento
11. De la gestión documental a la gobernanza de la información: elcuarto pilar del gobierno abierto
12. El documento electrónico accesible para todos
13. El documento electrónico en la administración de justicia
14. Ante los nuevos modelos de reingeniería documental
15. Inteligencia artificial y automatización en la gestión documental
PARTE III. PROCESOS DEL DOCUMENTO
16. El registro único y la asistencia al ciudadano en materia de registros
17. La normalización de la forma y tipo de documentos en la tramitaciónadministrativa electrónica
18. Digitalización
19. Derechos documentales en la nueva ley de procedimiento administrativocomún. La copia auténtica
20. Captura del documento
21. El proceso de clasificación de documentos: formalización y mantenimiento
22. La firma en los procesos de gestión del documento electrónico
23. La calificación de documentos electrónicos, ¿más allá de la valoraciónde documentos?
24. La clasificación como proceso para la gestión de documentoselectrónicos
25. La conservación en el curso del tiempo de documentos digitales:posibilidades, herramientas y retos
26. Gestión documental datificada
27. Reutilización de documentos del sector público
28. Eliminación segura de documentos electrónicos
PARTE IV. HERRAMIENTAS DEL DOCUMENTO
29. La interoperabilidad del documento electrónico. Retos y escenarios
30. El archivo electrónico: principios funcionales y técnicos para sudiseño
31. El Repositorio: donde viven los documentos electrónicos
32. La digitalización del registro como paradigma de la nueva administraciónpública
33. Punto de Acceso general y carpeta ciudadana
34. Plataforma de intermediación
35. Los instrumentos de firma, sello y certificación
PARTE V. SOLUCIONES DE ARCHIVO Y GESTIÓN DOCUMENTAL
36. Archive como solución de archivo electrónico para todas las AAPP
37. iARXIU como solución de archivo electrónico en Cataluña
38. DOKUSI: Sistema integral de gestión documental del Sector Públicode la Comunidad Autónoma de Euskadi
39. ARPAD: El proyecto de archivo electrónico de Galicia
40. El Sistema de Información de Archivos de la Junta de Andalucía:@rchivA
41. Modelo de archivo en la nube, en Tinajo (Lanzarote)
PARTE VI. COLATERALES DEL DOCUMENTO
42. Conservación a largo plazo de bases de datos
43. Conservación a largo plazo de mensajes de correo electrónico
44. Formatos especiales
45. El documento electrónico y sus soportes
PARTE VII. ORGANIZACIÓN DEL DOCUMENTO
46. Transformación digital de los modelos nacionales de gestión dedocumentos
47. El entorno europeo del documento
48. ¿Dónde colocamos al máximo responsable del documento electrónico?
49. La gestión documental como premisa de la administración digital.Bases legales
50. Documentos electrónicos sin fronteras para la defensa de los DerechosHumanos
ANEXOS
I. Preguntas frecuentes
II. Glosario de términos y conceptos relativos a documento,expediente y archivo electrónicos