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La gestión del documento electrónico

La gestión del documento electrónico constituye un auténtico cambio de paradigma. Estamos viviendo un momento histórico y el documento electrónico es el eje sobre el cual pivota una gran transformación que viene de la mano de la tecnología, pero que va mucho más allá. Si hemos entendido bien lo que supone este gran desafío, al final del proceso nos encontraremos con una administración mucho menos burocrática y altamente proactiva, capaz de prestar un mejor servicio al ciudadano y facilitarle la vida.

A pesar del protagonismo del documento electrónico en todo este proceso, no hay una normativa que lo aborde en su conjunto, ni siquiera bibliografía que desgrane todos los aspectos relacionados con el mismo. Es por ello que esta obra lleva a cabo una aproximación a la materia y lo hace desde diferentes ángulos, con la vocación de convertirse en una guía de aplicación para que resulte de utilidad a todos los profesionales vinculados a esta transformación digital.

Participan en la obra 30 especialistas que cuentan con una probada y dilatada trayectoria profesional (gestores, archiveros, informáticos y juristas). Esa visión multidisciplinar se traduce en 40 artículos y dos anexos (glosario y preguntas frecuentes), a través de los cuales se recorre el marco administrativo, la gestión, el proceso, las herramientas, la organización, los futuribles, etc. El elemento común de todos ellos es el objetivo compartido de ofrecer una guía que identifica todos los aspectos del documento, los comenta en profundidad y desgrana su aplicación práctica ofreciendo criterios orientativos. En definitiva, pretende ser el libro de cabecera para todos aquellos profesionales que asumen algún papel protagonista en el proceso de implantación de la administración electrónica.

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La gestión del documento electrónico constituye un auténtico cambio de paradigma. Estamos viviendo un momento histórico y el documento electrónico es el eje sobre el cual pivota una gran transformación que viene de la mano de la tecnología, pero que va mucho más allá. Si hemos entendido bien lo que supone este gran desafío, al final del proceso nos encontraremos con una administración mucho menos burocrática y altamente proactiva, capaz de prestar un mejor servicio al ciudadano y facilitarle la vida.

A pesar del protagonismo del documento electrónico en todo este proceso, no hay una normativa que lo aborde en su conjunto, ni siquiera bibliografía que desgrane todos los aspectos relacionados con el mismo. Es por ello que esta obra lleva a cabo una aproximación a la materia y lo hace desde diferentes ángulos, con la vocación de convertirse en una guía de aplicación para que resulte de utilidad a todos los profesionales vinculados a esta transformación digital.

Participan en la obra 30 especialistas que cuentan con una probada y dilatada trayectoria profesional (gestores, archiveros, informáticos y juristas). Esa visión multidisciplinar se traduce en 40 artículos y dos anexos (glosario y preguntas frecuentes), a través de los cuales se recorre el marco administrativo, la gestión, el proceso, las herramientas, la organización, los futuribles, etc. El elemento común de todos ellos es el objetivo compartido de ofrecer una guía que identifica todos los aspectos del documento, los comenta en profundidad y desgrana su aplicación práctica ofreciendo criterios orientativos. En definitiva, pretende ser el libro de cabecera para todos aquellos profesionales que asumen algún papel protagonista en el proceso de implantación de la administración electrónica.

Índice

PARTE I. MARCO NORMATIVO Y ADMINISTRATIVO DEL DOCUMENTOELECTRÓNICO

1. ¿Cómo aplicar la normativa dispersa sobre gestión del documentoelectrónico?

2. El documento electrónico en el centro del mundo digital

3. El expediente administrativo y la idea de grupo

4. El archivo electrónico único es una idea digital

PARTE II. GESTIÓN DEL DOCUMENTO

5. El material hace al documento: entre la arcilla y la electrónica

6. Política de gestión de documentos-e, los planos de la casa

7. Los metadatos en la gestión de documentos

8. El documento electrónico y sus interacciones normativas (I). Laprotección de datos en el RGPD

9. El documento electrónico y sus interacciones normativas (II). Accesoa la información, transparencia y garantías

10. La seguridad del documento

11. De la gestión documental a la gobernanza de la información: elcuarto pilar del gobierno abierto

12. El documento electrónico accesible para todos

13. El documento electrónico en la administración de justicia

14. Ante los nuevos modelos de reingeniería documental

15. Inteligencia artificial y automatización en la gestión documental

PARTE III. PROCESOS DEL DOCUMENTO

16. El registro único y la asistencia al ciudadano en materia de registros

17. La normalización de la forma y tipo de documentos en la tramitaciónadministrativa electrónica

18. Digitalización

19. Derechos documentales en la nueva ley de procedimiento administrativocomún. La copia auténtica

20. Captura del documento

21. El proceso de clasificación de documentos: formalización y mantenimiento

22. La firma en los procesos de gestión del documento electrónico

23. La calificación de documentos electrónicos, ¿más allá de la valoraciónde documentos?

24. La clasificación como proceso para la gestión de documentoselectrónicos

25. La conservación en el curso del tiempo de documentos digitales:posibilidades, herramientas y retos

26. Gestión documental datificada

27. Reutilización de documentos del sector público

28. Eliminación segura de documentos electrónicos

PARTE IV. HERRAMIENTAS DEL DOCUMENTO

29. La interoperabilidad del documento electrónico. Retos y escenarios

30. El archivo electrónico: principios funcionales y técnicos para sudiseño

31. El Repositorio: donde viven los documentos electrónicos

32. La digitalización del registro como paradigma de la nueva administraciónpública

33. Punto de Acceso general y carpeta ciudadana

34. Plataforma de intermediación

35. Los instrumentos de firma, sello y certificación

PARTE V. SOLUCIONES DE ARCHIVO Y GESTIÓN DOCUMENTAL

36. Archive como solución de archivo electrónico para todas las AAPP

37. iARXIU como solución de archivo electrónico en Cataluña

38. DOKUSI: Sistema integral de gestión documental del Sector Públicode la Comunidad Autónoma de Euskadi

39. ARPAD: El proyecto de archivo electrónico de Galicia

40. El Sistema de Información de Archivos de la Junta de Andalucía:@rchivA

41. Modelo de archivo en la nube, en Tinajo (Lanzarote)

PARTE VI. COLATERALES DEL DOCUMENTO

42. Conservación a largo plazo de bases de datos

43. Conservación a largo plazo de mensajes de correo electrónico

44. Formatos especiales

45. El documento electrónico y sus soportes

PARTE VII. ORGANIZACIÓN DEL DOCUMENTO

46. Transformación digital de los modelos nacionales de gestión dedocumentos

47. El entorno europeo del documento

48. ¿Dónde colocamos al máximo responsable del documento electrónico?

49. La gestión documental como premisa de la administración digital.Bases legales

50. Documentos electrónicos sin fronteras para la defensa de los DerechosHumanos

ANEXOS

I. Preguntas frecuentes

II. Glosario de términos y conceptos relativos a documento,expediente y archivo electrónicos